Es habitual que la Agencia Tributaria contacte con el empresario a través de un correo certificado para informar sobre una próxima inspección en sus establecimientos. Pese a que este es el procedimiento habitual, también es posible que un inspector se presente por sorpresa en las instalaciones y realice una inspección, normalmente porque existe algún tipo de sospecha hacia las cuentas de la compañía o alguna irregularidad que pueda estar llevando a cabo.

Para evitar cualquier tipo de problema con las autoridades tributarias, es importante llevar al día todos los procedimientos legales y tener las cuentas en orden, por lo que los servicios de una consultoría como APC Consulting son ideales para ello. Vamos a ver cómo actuar cuando se nos presente una inspección de hacienda en nuestro negocio.

¿Qué tengo que hacer cuando llegue el inspector a mi negocio?

En primer lugar, debemos saber que el administrador del negocio (el empresario) debe estar presente durante la inspección por lo que, si no se encuentra disponible en el momento de la llegada del inspector, se debe informar a este último para aplazar el procedimiento, ya que Hacienda no puede exigir a los trabajadores que colaboren para llevar a cabo la inspección.

Es muy importante que tu asesor o gestor fiscal esté al tanto de la situación para que pueda ponerse en marcha y preparar toda la documentación necesaria para afrontar la inspección. También tenemos que saber que, sin una autorización específica, el inspector no puede acceder a ciertas zonas dentro de tus instalaciones. En los llamados “espacios constitucionalmente protegidos”, el inspector necesitará una orden judicial expresa, mientras que en los llamados espacios no protegidos, le hará falta una autorización del Delegado Especial de Hacienda. En ambos casos, si el empresario da permiso al inspector, este podrá acceder y recabar información en ambos lugares sin ningún tipo de problemas.

¿Qué documentación e información tendré que aportar durante la inspección?

En caso de que tengas trabajadores, el inspector te va a pedir la documentación referente a las nóminas, pagos de autónomos, cotizaciones a la Seguridad Social, alta de empresa, etc. Si tienes una empresa, te solicitarán el alta en el IAE, además de otra información importante como la contabilidad general de la empresa (facturas, justificantes, liquidaciones…), la escritura de constitución o las actas de socios. Además, para comprobar que se están utilizando los aparatos de forma legítima, es posible que te pidan acceso a tus equipos informáticos destinados a la actividad de la empresa.

¿Cómo actúo una vez haya terminado la inspección?

Una vez terminada la Inspección de Hacienda, recibiremos una diligencia en la que se describan los hechos. Si no estamos conformes con cualquiera de los contenidos de la diligencia, es importante que lo manifestemos en la misma para dar parte de nuestra disconformidad.

Pese a que una Inspección de Hacienda puede significar un momento de tensión e incertidumbre para los empresarios, es importante mantener la calma y limitarse a responder solamente a lo que se pida, sin dar datos o información extra, ya que hacerlo puede conllevar en perjuicios para el propio empresario.