Factura electrónica obligatoria entre empresas: calendario 2027-2028 y cómo prepararse

La factura electrónica será obligatoria en todas las operaciones entre empresas y autónomos en España: desde el 6 de octubre de 2027 para quienes facturan más de 8 millones de euros y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto, incluidos los autónomos. El reloj empezó a correr con la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026, que desarrolla el Real Decreto 238/2026. A partir de esas fechas, enviar una factura en PDF por correo electrónico ya no será suficiente.

En esta guía te explicamos, en lenguaje claro, qué cambia, a quién afecta, en qué se diferencia de VeriFactu y qué conviene hacer desde ahora para que la adaptación no llegue con prisas.

Tiempo de lectura: 8 minutos · Actualizado el 14 de noviembre de 2026

1. Qué es la factura electrónica obligatoria B2B

La obligación nace de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (conocida como Ley «Crea y Crece»), que exige a empresarios y profesionales expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. Su desarrollo técnico llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, y la puesta en marcha efectiva con la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre.

Una factura electrónica, a estos efectos, no es un PDF. Es un fichero estructurado que un programa puede leer automáticamente, elaborado conforme a la norma europea EN 16931. Un PDF enviado por email, una foto o un documento escaneado no cumplirán la obligación cuando esta sea exigible.

El objetivo de la norma es doble: digitalizar la facturación de las pymes y combatir la morosidad, ya que el sistema permitirá conocer cuándo se paga realmente cada factura.

2. Calendario: fechas clave 2027-2029

Los plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, el 6 de octubre de 2026:

Aunque 2028 parezca lejano, recuerda que tus clientes grandes estarán obligados desde octubre de 2027 y te pedirán recibir y enviar facturas en el nuevo formato antes de que tú estés obligado.

3. A quién afecta y qué operaciones quedan fuera

La obligación alcanza a todas las empresas y profesionales, tanto sociedades como autónomos, en las facturas que emitan a otros empresarios o profesionales establecidos en España (operaciones «B2B»).

Quedan fuera, con carácter general:

• Las facturas simplificadas (los antiguos tiques), salvo las simplificadas cualificadas, en las que constan los datos del cliente.
• Las ventas a consumidores particulares (B2C), que siguen sus propias reglas.
• Las facturas a la Administración (B2G), que ya se emiten electrónicamente en formato Facturae a través de FACe.

Además, una orden ministerial puede excluir temporalmente determinadas operaciones si lo exige el funcionamiento de un sector concreto.

4. Cómo se emite: formatos, solución pública de la AEAT y plataformas privadas

Formatos admitidos

La factura debe ajustarse al modelo semántico europeo EN 16931 y emitirse en alguna de estas sintaxis: UBL, CII, EDIFACT o Facturae. En la práctica, tu programa de facturación se encargará de generar el fichero en el formato correcto.

Dos vías para cumplir

• Solución pública de la AEAT: gratuita, accesible con certificado electrónico o Cl@ve (directamente o a través de tu asesor como representante). Permitirá emitir y recibir facturas, incluye un formulario para emitirlas una a una y funcionará como repositorio, de modo que podrás consultar y descargar tus facturas.
• Plataformas privadas (tu software de facturación o un proveedor especializado): deberán remitir una copia fiel de cada factura a la Agencia Tributaria e interconectarse con cualquier otra plataforma que lo solicite en un plazo máximo de un mes, sin poder cobrar por ello a la otra plataforma. Así, tu cliente no podrá obligarte a usar su mismo programa.

Puedes combinar ambas vías: por ejemplo, emitir con tu programa habitual y recibir a través de la solución pública.

5. El estado de la factura: aceptación, rechazo y pago

Esta es la gran novedad respecto a lo que hacemos hoy. El cliente que recibe la factura deberá informar de:

• La aceptación o el rechazo de la factura, con su fecha. Si no la rechaza, se presume aceptada.
• La fecha de vencimiento del plazo de pago.
• La fecha del pago efectivo completo. Si la factura ya refleja que se ha cobrado al emitirla (por ejemplo, al contado), se entiende cumplido.

Estas comunicaciones deberán hacerse, como máximo, en cuatro días naturales desde la fecha del hecho, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Con esta información, la Administración podrá comprobar el cumplimiento de los plazos legales de pago (como máximo, 60 días entre empresas según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad). Para las pymes que sufren retrasos en los cobros, es una herramienta de presión muy útil.

6. Factura electrónica y VeriFactu: no son lo mismo

Es habitual confundir ambas obligaciones, pero son proyectos distintos que se complementan:

Mientras no se publique la norma que lo aplace, siguen vigentes las fechas del Real Decreto-ley 15/2025: 1 de enero de 2027 para las sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto. Lo más sensato es elegir un programa que cumpla ambas obligaciones y adaptarse una sola vez. Te contamos más en nuestro artículo sobre VeriFactu y sistemas de facturación.

7. Plan de adaptación en 8 pasos

1. Calcula tu volumen de operaciones. Determina si superas los 8 millones de euros y, por tanto, en qué fecha estás obligado.
2. Haz inventario de cómo facturas hoy. Programa de facturación, ERP, plantillas de Word o Excel, facturas manuales… Las plantillas y el PDF tienen fecha de caducidad.
3. Pregunta a tu proveedor de software si generará facturas en formato estructurado (UBL, Facturae…), si se conectará con la solución pública o con otras plataformas y si cumple también VeriFactu.
4. Decide la vía: solución pública de la AEAT, plataforma privada o una combinación. Depende del número de facturas, del grado de automatización y de tu programa de contabilidad.
5. Depura los datos de clientes y proveedores: NIF, razón social, direcciones y condiciones de pago correctos. Un dato erróneo provocará rechazos.
6. Organiza la recepción: quién acepta o rechaza las facturas de proveedores, quién comunica los pagos y en qué plazo (recuerda los cuatro días).
7. Integra la contabilidad: recibir facturas estructuradas permite contabilizarlas de forma automática y conciliar cobros y pagos con el banco.
8. Prueba antes de la fecha: aprovecha 2027 para hacer pruebas con algunos clientes y proveedores, sobre todo si trabajas con grandes empresas.

8. Ventajas para tu negocio

• Cobras antes: sabrás si tu cliente ha aceptado la factura y cuándo vence, y el sistema hará visible cualquier retraso.
• Menos errores y menos papeleo: se acabó teclear facturas de proveedores o perder adjuntos en el correo.
• Contabilidad al día: la información llega estructurada y se puede integrar directamente.
• Ahorro: menos tiempo administrativo, sin impresión ni envíos.
• Imagen profesional ante clientes que ya trabajan de forma digital.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria

¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica para autónomos?

Desde el 6 de octubre de 2028 para emitir y recibir facturas electrónicas en operaciones con otras empresas y profesionales. La comunicación del estado de las facturas será voluntaria para los autónomos hasta el 6 de octubre de 2029.

¿Sirve enviar la factura en PDF por correo electrónico?

No, cuando la obligación sea exigible. La factura debe ser un fichero estructurado (UBL, CII, EDIFACT o Facturae). Durante el primer año, las empresas de más de 8 millones de euros deberán acompañarla de un PDF legible, pero solo como copia.

¿La solución de la Agencia Tributaria es gratuita?

Sí. La AEAT pondrá a disposición una solución pública y gratuita para emitir y recibir facturas electrónicas, que debe estar operativa como tarde el 6 de agosto de 2027.

¿Tengo que cambiar de programa de facturación?

No necesariamente. Si tu proveedor adapta el programa para generar facturas estructuradas, conectarse con otras plataformas y cumplir VeriFactu, podrás seguir usándolo. Si facturas con Word o Excel, sí tendrás que cambiar de método.

¿Es lo mismo la factura electrónica que VeriFactu?

No. La factura electrónica regula el formato y el intercambio de facturas entre empresas; VeriFactu regula los requisitos del programa con el que se emiten. Son obligaciones distintas, aunque conviene resolverlas con la misma herramienta.

¿Afecta a las facturas simplificadas o a las ventas a particulares?

No con carácter general. La obligación se refiere a las operaciones entre empresarios y profesionales; las facturas simplificadas quedan fuera, salvo las simplificadas cualificadas.

Normativa de referencia: Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas; Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo; Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (BOE de 5 de octubre de 2026); Real Decreto 1007/2023 y Real Decreto-ley 15/2025 (VeriFactu); Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. Contenido informativo actualizado a 14 de noviembre de 2026 que no sustituye al asesoramiento profesional sobre tu caso concreto.